專案管理過程分為規劃、執行、監管和結案四個步驟，但每個步驟都有挑戰。在執行過程中，確保與主管的共識和溝通至關重要。我以一個開車的比喻來解釋，我們需要查看導航，了解路況，並隨時調整路線以確保到達目的地。最重要的是，專案經理應該持續學習，精進技能，並建立專業感。只有不斷進步，我們才能夠充分應對專案管理的挑戰。

開始的困惑：專利管理的新工作

我剛到醫院工作時，那時我只知道我要負責專利管理的工作，但我根本不知道「專利」是什麼啊！根據我老闆的說法，他希望藉重我的專案管理的能力，我心想：「專案管理和專利管理只差一個字，但實在是相差很多啊！」

在我入職的第二天，老闆來我的辦公室，我那時一個人在一間可以容納10個人的會議室工作，會議室中間有二張小長桌，牆上掛著一個大白板。我老闆說：「希望我可以用專案管理的能力協助建立新的院內專利管理制度。」由於我前一份工作，曾經協助副執行長建立內部稽核和內部控制的專案，所以對於組織制度建置有些經驗，這類案子的關鍵在於利害關係人的有效溝通。

專案管理的關鍵：有效溝通

因此，我先向我老闆詢問：「你有沒有看過其他醫院或學校的專利管理辦法？」他提出了幾家醫學中心和頂尖大學，還說了各院校辦法的特點，我趕緊記錄下來，接著我又請老闆提供了現行院內的辦法，並請他說說現行辦法中，有哪些是需要修改的？有了這些線索，我便開始去搜尋相關資料，並將其歸納整理，過了幾天後，我再度與老闆討論，並提出我的想法，老闆回應了他的疑慮，我再修正想法，這樣的過程中，完成了第一份初稿。

接下來，我在當月的單位內行政月會向副院長及部長匯報，並在院長室會議中向全院的高階主管報告。在這過程中，我把每位主管的疑問和建議，一一記錄下來，並且調整相關辦法，直到重要的決策主管對此感到滿意為止，我便著手修改正式的專案管理辦法，並經由研究管理委員會審查，獲得委員們的同意。接著，我趁著有醫師提出專利申請的機會，甚至去找潛在買家進行專利技轉，來測試相關的作業流程是否流暢？若是有問題，再回頭修正辦法或流程。

規劃、執行、監管、結案：專案管理的四大步驟

專案管理的過程大致可以分為規劃、執行、監管和結案，就像我上述故事的過程，起初，我老闆提出想建立新的專利管理制度，但他想的肯定和我想的不太一樣，所以要和老闆聊聊，必要時，使用視覺化的方式做輔助，例如表格、圖表，來幫忙去明確之間的共識。當時我辦公室的白板，經常是滿滿的討論內容，如果是不被接受的想法，我們不會擦掉，而是在旁邊打上「╳」，如此便可以知道我們曾經有這個想法，但未達共識，等討論結束，我會立刻拍照記錄。

當我開始在企業講課時，我無意間發現很多專案經理不太喜歡和老闆聊天。他們跟我抱怨：「驗收時，老闆才告訴我這不是他要的！」我問他：「在專案開始時，你有確認過老闆的期望嗎？」「有啊！老闆一開始就會說他想要什麼啊，我就照他的要求做啊！」然後我繼續問：「你有問到明確的產品規格或交付標的嗎？」這時有一半的人會答不上來，再問：「你在執行過程中，有經常和老闆確認你做的和他要的是否一致？」通常我會得到沈默的回應。

確保專案目標一致性：溝通與討論

以我的經驗，在初期的規劃時間，通常會花很多的時間在確認利害關係人的想法，不是一次性討論可以得到結果，而是要不斷把他們抽象的想法具像化，直到大家的想法一致。在執行過程中，也要固定時間和利害關係人報告，除了可以確保專案進展順利，也可以隨時對標各方的想法。我常舉一個例子，我們要開車從台北要到台中，有國道一號和三號高速公路可選擇，通常我們要開車前會查看導航，瞭解目前的路況，選擇一條通暢無阻的路，然而法保證一路順暢，所以要時時注意路況報導，或是查看導航，以確認前方是否為交通擁塞路段，再決定是不是要變換到另一條路上，再繼續往台中前進。

雖然專案管理的過程只有四個步驟：規劃、執行、監管和結案，但每個步驟都有坑，所以專案經理要學習各種工具，讓專案目標和衡量指標更明確，並且不斷的精進和積累專案經驗，這些都是很重要的修煉啊！