雖然在專案一開始時，專案經理會與老闆或客戶討論專案需求，但在專案執行過程中，老闆或是客戶經常會想增加原先需求以外的要求，然而專案經理如果不懂拒絕，可能會造成專案延誤或預算超支，學習一套「模擬」的方法判斷影響程度，來避免這樣的窘境吧！
一個需要動用排程軟體的鐵道小旅行
今年年初臺灣鐵路局（台鐵）推出一個名為「鐵道旅行．幸福美好111」車站戳印蒐集活動，活動時間是在111年2月1日到112年1月31日為止，要收集全台灣共111個車站，我是從朋友那得知這個活動，他說可能要出動MSproject（專案排程軟體）做規劃，我想他太誇張了，就是沿路坐火車，有什麼好排程的，殺雞焉用牛刀，後來事實證明，我錯了，而且錯的一塌糊塗。
剛好有一堂企業內訓在高雄，課程結束後，我安排多留一晚，隔天準備去蒐集車站，根據集章本提供的訊息，高雄最北端要收集的車站是橋頭，所以一早吃完早餐，我便搭乘捷運前往橋頭，沒錯，我確實是搭捷運，你說：「不是收集車站嗎？怎麼會搭捷運？」對於目標導向的人，只要能完成目標，過程不是那麼重要啦！不過，真的是坐好久，感覺像從南勢角坐到淡水一樣。終於到了橋頭車站，找到服務台，裡面的大哥看到我拿集章本，邊和我打招呼，邊拿戳章給我：「少年ㄟ，這麼早啊！」蓋下第一個章，算是正式啟動這個專案了。
左營和新左營，傻傻分不清楚
我這時真的覺得沒什麼難的啊！同時坐上了捷運，前往下一個目標─捷運左營站，到達服務台，駐守的是台鐵志工，聽到我說要蓋章，便轉身問其他人，連問了幾個，最後一位大姊從抽屜拿出了一個盒子，裡面有五、六個印章，我很高興的一直蓋，但突然發現，和集章冊的樣本不一樣，我問那位大姊：「沒有這個章嗎？」他拿過我的集章冊，看了看，便回我：「這裡是新左營站，你這本冊子上是寫左營站，你跑錯站啦！現在有一班區間車開往左營，一分鐘出發後，趕快去！」我趕緊拖著行李衝向月台，順利了搭上那班車。
到了左營站，我找了個椅子坐下來，把集章冊拿出來看，發現我犯了一個很嚴重的錯誤，就是我沒有搞懂遊戲規則，台鐵這次選的111個車站，大部份都不是重點車站，而是小車站，而且這些車站通常都是有意義的，例如：屏東縣的竹田站，有日治時期的木造車站，在車站附近還有日式的井和澡堂，但已經不能使用了。到達竹田站時，天空正飄著小雨，我站在井前，想像當時的人是怎麼生活的，有種很浪漫的感覺。當然也有什麼都沒有的小站，我在車站呆坐，等著一小時後的車次。
我說我沒有搞懂遊戲規則，主要是一開始是我沒分清楚「左營」和「新左營」是不同的之外，另外我在新左營站蓋了一堆不符合這次集章冊要求的章，導致後來在左營的車站章差點找不到位子可以蓋。在執行專案時，雖然一開始專案經理都會和老闆或是客戶確定好需求，才會進行專案規劃，但在執行過程中，老闆或客戶提出原先需求之外的要求，專案經理可能是不好意思或其他原因沒有拒絕，而沒有考慮到時間或資源的限制，造成專案延遲或是預算超支。
使用模擬來判斷增加專案需求的影響
為了避免這種狀況發生，我都會建議專案經理需要做模擬，模擬專案如果加入額外的任務，考量現有人力是否有辦法負荷？是否會影響工期或是預算？如果有問題，帶著模擬結果去找老闆或是客戶，與他們討論是可以延長專案期限，或是增加預算或人力。那有沒有推薦的模擬方式？大人學有一門101專案管理一日特訓，其中有教一個以EXCEL做成的表單，我們稱之為PM’s Big Table，整張表包含了專案預算、人力編制、專案時程、專案進度，以及專案資源的運用，用這個表單，可以模擬原先專案規劃，也可以模擬加入變化後會有什麼影響，適合用於中小型專案。但如果是大型專案，如工程或大型開發專案，則是建議去學一套排程軟體，如MS project或是Oracle P6。
回到我的鐵道旅行專案，因為有些站一天只有一班車，若要全部用火車完成，要花費的時間太多，基於時間成本考量，最後決定放棄了，就當做一個好玩的回憶吧！
藍博的知識旅程 